Projeto: Automação de Gestão e Arquivo de Documentos Financeiros (PDF + Email + Cloud + Sheets) Descrição do Projeto Pretende-se desenvolver uma solução de automação para tratamento, classificação, registo e arquivo de documentos financeiros em PDF (faturas, notas de crédito, recibos, comprovativos de transferência e guias). O objetivo é substituir tarefas manuais por fluxos automáticos, com extração de dados, organização por fornecedor, controlo de vencimentos e notificações automáticas. O sistema deve ler documentos recebidos por email ou colocados numa pasta INBOX, extrair informação relevante, registar dados em Google Sheets, organizar ficheiros em cloud e enviar alertas por email e WhatsApp. Objetivos Principais Automatizar recolha de PDFs a partir de email e pasta INBOX Classificar tipo de documento (FT, FS, VD, NC, RC, CT, GR) Extrair dados chave automaticamente Renomear ficheiros segundo padrão definido Organizar documentos por fornecedor e ano Registar dados em Google Sheets Calcular datas de vencimento (30/60/90 dias) Associar documentos relacionados (ex: nota de crédito a fatura) Atualizar estado de pagamento Enviar notificações e alertas pré-vencimento Encerrar processos juntando PDFs finais Tecnologias / Plataformas Envolvidas Motor de automação: Make, n8n ou equivalente (a propor) Email via IMAP (Hostinger) Armazenamento cloud: pCloud Google Sheets (API) Envio de email automático Integração WhatsApp API Ferramenta de merge de PDF (API ou serviço equivalente) Fluxo Funcional Esperado Ler emails com anexos PDF Guardar PDFs numa pasta INBOX cloud Identificar tipo de documento Extrair campos (fornecedor, nº, datas, valor, condições) Calcular vencimento quando aplicável Renomear ficheiro (ex: FT_2086.pdf) Criar pasta de fornecedor se não existir Mover ficheiro para pasta correta Registar dados no Google Sheets do ano correto Associar documentos relacionados Marcar estados (emitido, a pagamento, liquidado) Enviar notificação imediata de registo Agendar alerta antes do vencimento Processar comprovativos de pagamento Atualizar estado para liquidado Arquivar recibo Juntar PDFs finais e limpar intermédios Estrutura de Dados (Google Sheets) Campos mínimos: Fornecedor Tipo documento Número Data emissão Data vencimento Valor Documento origem Estado Recibo associado Regras e Variáveis Prazos de pagamento: 30 / 60 / 90 dias Múltiplos fornecedores Criação automática de pasta de fornecedor Mudança automática de ano (pastas + nova sheet) Documentos de ano anterior devem ser registados no ano correto Tratamento de Exceções Quando ocorrer: PDF ilegível Fornecedor não identificado Documento sem número Dados incompletos O sistema deve: Marcar para revisão Notificar por email e WhatsApp Requisitos Técnicos Sistema modular e escalável Interface de regras visuais (low/no-code preferencial) Logs de execução Fácil manutenção Parametrização de pastas e anos Entregáveis Fluxos de automação configurados Estrutura de pastas criada Modelo Google Sheets preparado Regras de extração definidas Notificações operacionais Documentação de configuração Guia de manutenção Implementação por Fases Ligação email + recolha PDFs Extração e classificação Organização e arquivo Registo automático Sheets Notificações Pagamentos e recibos Testes e validação Segurança e Acessos Dados confidenciais Uso de pastas de teste para desenvolvimento Possibilidade de acesso remoto supervisionado Entrega com instruções para troca de mapeamentos teste → produção Se necessário, o freelancer pode propor melhorias técnicas à arquitetura, mantendo todos os requisitos funcionais. Texto dentro do limite de 10 000 caracteres.